Страховая компания «Ренессанс Жизнь» и ее дочерний негосударственный пенсионный фонд (НПФ) «Ренессанс Накопления» отказались от бумажного кадрового документооборота и внедрили систему HRlink, что позволило ускорить HR-процессы, не наращивать штат HR-подразделения на фоне масштабирования бизнеса и добиться экономии в размере 3,4 млн руб. Об этом CNews сообщили представители HRlink.

СК «Ренессанс Жизнь» работает на рынке страхования жизни и здоровья с 2004 г. и обслуживает более 1,2 млн действующих договоров. Компания представлена в девяти федеральных округах и имеет более 100 офисов в городах России, где работает около 1,3 тыс. сотрудников. НПФ «Ренессанс Накопления» развивает направление долгосрочных сбережений и обязательного пенсионного страхования, обслуживая более 43 тыс. клиентов.

Кадровое делопроизводство в компаниях централизовано в московском офисе. До внедрения КЭДО сотрудники обменивались документами с помощью курьерских и почтовых служб или при личных визитах в отдел кадрового администрирования. Сложности возникали при открытии новых региональных представительств: сотрудникам приходилось печатать, сканировать и отправлять оригиналы документов, что увеличивало сроки оформления и повышало операционные риски.

Идея отказаться от бумаги в кадровом делопроизводстве возникла в связи с потребностью повысить эффективность работы HR, а также минимизировать риски трудовых споров, связанных с несвоевременным подписанием документов или их утерей при отправке. Дополнительным фактором стала необходимость оперативно реагировать на запросы регуляторов и государственных организаций. Электронный формат существенно сокращает время поиска документов, необходимых для подготовки ответов на запросы официальных органов.

Выбор платформы КЭДО происходил по итогам анализа рынка и проведения тендера среди пяти поставщиков.

Пилот внедрения КЭДО в «Ренессанс Жизнь» занял около полугода. Отказ от бумаги происходил постепенно: в электронный формат последовательно перевели различные типы кадровых документов. Кроме того, совместно с внутренней ИТ-командой заказчика систему адаптировали под внутренние процессы компании: настроены шаблоны документов, интеграция с «1С:ЗУП», а также разработаны дополнительные формы согласий и соглашений для сотрудников. После завершения пилота и устранения всех замечаний система была масштабирована на всю компанию. В результате 100% кадровых процессов были переведены в электронный формат.

Успешный опыт автоматизации КДП в «Ренессанс Жизнь» на следующем этапе затем реализовали в дочернем пенсионном фонде — НПФ «Ренессанс Накопления». Сроки внедрения во второй раз были значительно короче: проект стартовал в декабре 2025 г., и уже в январе 2026 г. весь штат перевели на КЭДО без пилота всего за две недели.

По результатам проекта, HRlink позволил повысить эффективность работы кадровых специалистов. Срок подписания документов для офисных сотрудников сократился с полутора часов до 30 минут, а для дистанционных сотрудников — с четырех дней до двух часов. Нагрузка на курьерские службы снизилась на 60%. При росте штата на 40% компании удалось избежать расширения HR-команды, что обеспечило экономию на фонде оплаты труда в размере около 1,8 млн руб. Общая экономия от перехода на КЭДО HRlink в итоге составила 3,4 млн руб.

«Спустя два года после полного перехода на КЭДО, могу уверенно сказать, что мы ни разу не пожалели о принятом решении. Большим плюсом стал выход мобильного приложения HRlink. Подписание документов в онлайн-формате стало удобным инструментом для линейных сотрудников и менеджеров, гармонично вписалось во все рабочие процессы. Технологии развиваются с молниеносной скоростью, компания стремится развиваться вместе с ними, чтобы рабочая среда стала еще эффективнее и удобнее для команды», — сказала начальник управления кадрового администрирования, статистики и автоматизации кадрового учета «Ренессанс Жизнь» Ольга Букановская.

«Кейс компаний из “Группы Ренессанс Страхование” демонстрирует, как переход на кадровый ЭДО позволяет не только оптимизировать процессы, но и напрямую влияет на бизнес-показатели. За счет автоматизации и единой системы работы с документами компании добиваются прозрачности процессов, управляемости и значительно снижают операционные затраты, что особенно важно в условиях роста команд и распределенной структуры», — сказал генеральный директор HRlink Данила Морогин.

Короткая ссылка