Компания «ПО Электротехник» завершила внедрение системы электронного архива «Этлас» стандартной комплектации. Проект был выполнен силами специалистов предприятия: установка, настройка и адаптация системы к внутренним процессам проведены самостоятельно, что позволило оперативно приступить к использованию нового инструмента. Об этом CNews сообщил представитель «Этлас».

«ПО Электротехник» — производственное объединение, выпускающее оборудование и комплектующие для электротехнической отрасли. В компании сосредоточен полный цикл производства: проектирование, изготовление, контроль качества и сопровождение продукции. Такая структура деятельности требует ведения большого объема документации — от конструкторских чертежей и технических условий до договоров с контрагентами и протоколов испытаний.

Руководство предприятия поставило задачу систематизировать работу с документами, ускорить доступ к ним и обеспечить надежное хранение. Основными критериями выбора были: централизованная база документов с возможностью разграничения доступа; поддержка всех форматов, используемых в производстве и управлении; инструменты для автоматизации рутинных процессов — регистрации, нумерации и структурирования; гибкие возможности поиска и отслеживания истории изменений; долгосрочная надежность и совместимость с другими ИТ-системами предприятия.

Система «Этлас» полностью удовлетворяла этим требованиям. Простота установки и гибкие настройки позволили внедрить ее собственными силами, без привлечения сторонних интеграторов.

Комплектация «Стандарт» включает ключевые подсистемы и функции, необходимые для организации корпоративного архива: электронный архив документов с централизованным хранением; подсистему автоматического обновления клиентских рабочих мест, упрощающую администрирование; подсистему поточного сканирования для быстрого перевода бумажных архивов в электронный вид; подсистему шаблонов документов и редактирования карточек, а также автоматическую нумерацию; регистрацию произвольных объектов и учет по номенклатуре; историю объектов с фиксацией изменений и действий пользователей; подсистему уведомлений о наступивших событиях; автоименование, авторазмещение, автоструктурирование документов; пользовательские конкурентные лицензии на 30 рабочих мест.

Этот набор функций позволил охватить все ключевые процессы документооборота предприятия и создать удобную рабочую среду для сотрудников.

После запуска системы предприятие получило: единую электронную базу документов с централизованным доступом; надежное хранилище, поддерживающее резервное копирование; ускоренный поиск документов благодаря контекстному и реквизитному поиску; возможность отслеживания версий и истории работы с каждым документом; привязку электронных копий к местам хранения оригиналов; автоматизацию учета поступления и выбытия документов; интеграцию с другими информационными системами компании.

Эти изменения позволили снизить затраты времени на рутинные операции, упростить взаимодействие между подразделениями и повысить прозрачность процессов.

Сотрудники предприятия отмечают, что с появлением «Этлас» сократилось время на поиск архивных документов, а структура хранения стала более понятной и логичной. Использование автонаименования и авторазмещения исключает ошибки при регистрации, что особенно важно при больших потоках документации. Возможность гибкой настройки прав доступа повышает информационную безопасность и позволяет точно распределять ответственность.

«ПО Электротехник» планирует расширять использование системы, подключать новые подразделения и постепенно переводить оставшиеся бумажные архивы в электронный формат. В будущем рассматривается внедрение дополнительных модулей, включая веб-доступ для удаленных сотрудников и расширенные инструменты отчетности.

Короткая ссылка