Принятие в ноябре прошлого года закона о кадровом электронном документообороте (КЭДО) заставило многие организации задуматься о собственных возможностях перехода к безбумажному управлению взаимодействием с сотрудниками.

Несмотря на такие очевидные преимущества для бизнеса, как экономия рабочего времени и снижение расходов на печать, пересылку и хранение бумаг, переход на КЭДО сопряжен с определенными рисками – финансовыми, организационными и регулятивными. Пожалуй, самым значимым из них является возможное неприятие КЭДО теми, для кого данное решение предназначено в первую очередь – самими сотрудниками компаний. Причины такого неприятия могут быть различными – привычка больше доверять бумажным документам, неправильная или непоследовательная коммуникация с сотрудниками на стадии развертывания КЭДО, сложный функционал и интерфейс системы и т.д. Согласно действующему законодательству, работодатель не может обязать сотрудников перейти на электронные документы. Массовый переход на КЭДО возможен, только если все сотрудники организации дадут на него согласие.

Руководителей беспокоит то, что дорогостоящее внедрение может не принести заметного эффекта, а также то, что переход на КЭДО не позволит им в полной мере выполнять требования законодательства (в частности, федеральных законов 63 и 377). Некоторые и вовсе испытывают неуверенность в юридической значимости электронных документов.

В зависимости от специфики бизнеса компании ее корпоративная система КЭДО может быть размещена как на локальных ресурсах, так и реализована в виде облачного или гибридного решения. Принимая решение в пользу того или иного варианта архитектуры, необходимо учитывать соответствующие риски информационной безопасности, требования к аппаратному обеспечению и каналам связи.

При переходе на КЭДО организации нередко начинают внедрение с автоматизации наименее значимых процессов, тем самым лишая себя возможности начать получать максимум выгоды от безбумажного документооборота с самого начала. Гораздо эффективнее – проанализировать текущие бизнес-задачи и под них подобрать необходимые процессы для цифровизации.

Как правильно подготовиться к переходу на КЭДО и минимизировать связанные с ним риски? Андрей Цыбин, директор по ЕСМ-продуктам компании ЛАНИТ, расскажет об этом 10 марта на конференции CNews «Цифрофизация HR 2022».

Короткая ссылка