Сеть «Самбери», дальневосточная розничная сеть и часть группы компаний «Магнит», полностью оцифровала кадровый документооборот и ускорила работу HR с помощью Saby Staff. В компании работает около 10 тыс. сотрудников, а сеть объединяет более 400 магазинов разных форматов.

Сегодня 98% сотрудников работают в системе, а более 90 типов кадровых документов переведены в цифровой формат.

Раньше кадровый документооборот был бумажным. В офисах HR использовали факсимиле, чтобы ускорить подпись документов. В магазинах кадровыми задачами занимались директора. Это подтолкнуло компанию к внедрению цифровой платформы, которая могла бы решить сразу несколько задач.

Главная цель «Самбери» — создать экосистему полного жизненного цикла сотрудника. Для этого Saby адаптировали под юридическую структуру компании и настроили маршруты согласований с учетом матричной модели управления, где сотрудники подчиняются одновременно административным и функциональным руководителям. Система сама определяет, требуется ли направлять документ дополнительному функциональному руководителю или согласование может завершиться на административном.

«Saby — это не просто инструмент КЭДО. Для нас это основа экосистемы жизненного цикла сотрудника в одной из крупнейших сетей Дальнего Востока. Благодаря гибкому функционалу мы можем кастомизировать процессы под реальные задачи бизнеса: задавать любые печатные формы, настраивать маршруты согласования, подключать специфические модули. Например, графики отпусков — одна из наших ключевых болей, которую в системе удалось решить корректно и удобно для всех участников», — сказала Надежда Косова, директор «Самбери» по персоналу формата «магазины у дома».

Командировки и авансовые отчеты тоже ушли в цифру. С помощью Saby TMS оформление поездок на личном или арендованном транспорте автоматизировалось: система заполняет документы, передает их в центр контроля операций, а после поездки формирует электронный путевой лист и авансовый отчет. Ручной ввод сведен к минимуму: достаточно отсканировать QR?код чека или указать показатели спидометра — данные подтянутся автоматически. В результате сотрудник экономит около 35 минут на оформлении одного авансового отчета. В конце весь комплект документов через API передается в «1С», где бухгалтерия проверяет информацию в привычной учетной среде.

«Saby помог убрать лишние этапы согласований и снизить число ошибок: система сама формирует и заполняет необходимые документы. А с автоматизацией авансовых отчетов мы полностью отказались от бумаги и сократили задолженности по подотчетным суммам», — сказала Марина Сачук, старший менеджер проектов сети «Самбери».

Следующий этап — расширение функционала: внедрение инструментов мотивации и геймификации, автоматизация подбора персонала и цифровой цикл жизни сотрудника от вакансии до адаптации.

Короткая ссылка