ООО «ТИС-Строй» завершило внедрение системы электронного архива «Этлас». Установка и настройка системы были выполнены силами ИT-специалистов предприятия, что позволило оперативно приступить к работе с архивом и адаптировать систему под специфику внутренних процессов. Об этом CNews сообщили представители «Этлас-софт».

«ТИС-Строй» – строительная компания, занимающаяся проектированием, возведением промышленных и гражданских объектов, а также комплексным управлением строительными проектами. В деятельности предприятия задействованы многочисленные контракты, проектная документация, исполнительные схемы, сметы и акты выполненных работ. Все эти материалы требуют системного учета, надежного хранения и быстрого поиска, особенно при одновременном ведении нескольких проектов.

Выбор системы и цели внедрения

Перед компанией стояла задача централизовать хранение документов и обеспечить к ним быстрый доступ. Руководство искало решение, которое позволит: создать структурированный архив для всех видов документов; автоматизировать процесс их регистрации и распределения по разделам; организовать долгосрочное надежное хранение с резервным копированием; сократить время, необходимое на поиск документации; обеспечить контроль версий и историю изменений; связать электронные копии документов с местами хранения оригиналов.

Система электронного архива «Этлас» в комплектации «Стандарт» полностью соответствует этим требованиям. Ее внедрение стало важным этапом цифровизации бизнес-процессов компании.

Состав внедренной комплектации

В состав установленной системы вошли: электронный архив документов для централизованного хранения и управления; подсистема автоматического обновления клиентских рабочих мест для упрощения поддержки; подсистема поточного сканирования, ускоряющая перевод бумажных архивов в цифровой вид; подсистема шаблонов и карточек документов, автоматическая нумерация и регистрация произвольных объектов; номенклатура для систематизации фондов хранения; история объектов с фиксацией всех операций пользователей; подсистема уведомлений о событиях, влияющих на ход работы с документами; подсистема автоматического размещения документов; пользовательская персональная лицензия на пять рабочих мест.

Такое решение охватывает ключевые процессы документооборота и создает основу для дальнейшего развития ИТ-инфраструктуры предприятия.

Полученные результаты

После ввода системы в эксплуатацию сотрудники компании получили: упорядоченную электронную базу с централизованным доступом; возможность разовой загрузки документов в архив на основе реестров; механизм поиска по реквизитам и ключевым словам; инструмент для отслеживания версий и истории работы с документами; защиту данных и резервное копирование, что важно для безопасного и долгосрочного хранения; автоматизированный учет поступления и выбытия документов в соответствии с отраслевыми стандартами.

Эти возможности позволили оптимизировать процесс документооборота, сократить время на рутинные операции и снизить риск потери важной информации.

Практическая ценность для компании

Сотрудники отмечают, что теперь поиск документа занимает считанные секунды, а регистрация новых материалов происходит быстрее благодаря автоматическому присвоению имени и размещению. Система уведомлений помогает оперативно отслеживать события, связанные с движением документов, а история объектов позволяет контролировать работу каждого участника процесса.

Использование «Этлас» также повышает уровень информационной безопасности: права доступа разграничены, история действий сохраняется, что делает процессы прозрачными и управляемыми.

Перспективы развития

В дальнейшем ООО «ТИС-Строй» планирует расширить количество подключенных рабочих мест, продолжить перевод бумажных архивов в электронный вид и интегрировать систему с другими корпоративными ИТ-решениями.

Короткая ссылка