Российская платформа управления автопарком «ЮС Авто» запустила обновленный модуль учета и списания горюче-смазочных материалов. ГСМ 2.0 закрывает полный цикл работы с топливом: от загрузки данных о заправках до формирования документа списания и передачи его в бухгалтерию. Об этом CNews сообщили представители «ЮС Авто».

Что изменилось

В предыдущей версии модуль позволял вести базовый учет ГСМ. Теперь в систему добавлены три ключевых блока: загрузка транзакций заправок напрямую из файлов топливных операторов (CSV, XLSX), сводный расчет с автоматической проверкой каждого путевого листа и формирование отчета о списании для бухгалтерии.

Топливо составляет 40–60% расходов автопарка. Ошибки в учете ГСМ — прямой риск налоговых претензий, а ручная сверка постановлений с графиками в Excel занимает часы. ГСМ 2.0 переводит этот процесс в автоматический режим.

Как работает модуль

Работа с ГСМ 2.0 устроена в четыре шага.

Готовность ТС. Для каждого транспортного средства задаются объем бака, тип топлива, нормы расхода и номер топливной карты. Система подсвечивает строки с незаполненными данными — ни одна машина не выйдет из-под контроля.

Заправки. Файл транзакций загружается из личного кабинета топливного оператора — Лукойл, АТАН и др. Система автоматически распределяет каждую заправку по конкретному ТС на основе привязки карт. Если в файле есть ошибки, формируется подробный отчет по каждой строке.

Сводный расчет. Диаграмма статусов показывает, какие путевые листы готовы к списанию, а какие требуют доработки: нет данных одометра, адресов маршрута или остатка топлива. Данные можно дополнить прямо в таблице, не открывая каждый ПЛ отдельно. Отклонение фактического расхода от нормы более 15% отмечается предупреждением — до того как документ уйдет в учет.

Списания. После подтверждения данные фиксируются в учете. Документ списания со статусом «готов для бухгалтерии» и детализацией по каждому ТС и водителю хранится в истории. Выгрузка отчета в Excel появится в ближайшем обновлении.

«Учет ГСМ — одна из самых трудоемких задач для диспетчеров и бухгалтерии автопарка. Данные раньше жили в нескольких таблицах, сверка шла вручную, ошибки находили уже на этапе налоговой проверки. ГСМ 2.0 собирает все в одном месте и проверяет каждый путевой лист до того, как документ уходит в учет», – сказали представители «ЮС Авто».

Короткая ссылка