Российская инновационная фармацевтическая компания «Валента Фарм» перевела 97% сотрудников на КЭДО от «Контур.Диадока» и сократила срок подписания кадровых документов с нескольких месяцев до двух-трех дней. Об этом CNews сообщили представители «Контура».

Процесс стал более управляемым: кадровой службе больше не нужно собирать документы по регионам, ждать, когда бумажные версии попадут в офис, и вручную отслеживать возврат оригиналов.

В компании заняты около 1300 человек, в том числе работники научно-производственного комплекса в подмосковном Щелково, персонал центрального офиса в Москве, а также медицинские представители и другие сотрудники в регионах по всей территории России. Работники находятся в разных городах и не всегда могут взаимодействовать с кадровой службой лично. Это усложняет кадровые процессы, особенно обмен и подписание документов.

До внедрения КЭДО кадровые документы в компании оформляли на бумаге. Сотруднику отправляли документ по электронной почте, он распечатывал его, подписывал и передавал дальше по цепочке. Оригиналы попадали в офис через внутреннюю почту. Из-за сложного и громоздкого процесса сроки подписания необходимых документов могли достигать от одного до четырех месяцев.

При выборе системы КЭДО в компании в первую очередь смотрели на безопасность. Вторым требованием стала интеграция с информационной системой компании — на момент выбора это была SAP ERP. После перехода компании на «1С:ЗУП» стали использовать модуль КЭДО от «Контур.Диадока». Повлиял и уже существующий опыт работы с продуктами «Контура»: к моменту выбора компания уже активно использовала «Диадок» для обмена с контрагентами.

Внедрение заняло около полугода. После запуска компания отказалась от прежней бумажной цепочки. Сроки подписания сократились до двух-трех дней, и теперь видно, где находится документ и кто его еще не подписал. При этом работы у кадровиков меньше не стало, но ее качество выросло.

Екатерина Скрипка, руководитель отдела кадрового делопроизводства компании «Валента Фарм»: «Мы рады, что выбрали именно КЭДО от «Контура». Сервис кажется нам очень легким и простым. Другим компаниям я бы посоветовала заранее разработать хорошее положение о внедрении КЭДО, прописать в нем все процессы и сроки ознакомления с документами. Важно не просто отправить это положение сотрудникам, а рассказать, как все работает и почему именно так. Это имеет большое значение и для кадровиков, и для работников».

Короткая ссылка